מהי תוכנת שעון נוכחות של העובדים ומדוע היא הכרחית?

בליבה של כל תוכנת שעון נוכחות במקום העבודה, עומדת היכולת לקבל גישה לשעות העבודה ולנוכחות בעבודה לצורך חישוב השכר, חישוב עלויות העבודה ואפילו חיוב של הלקוחות על פי שעון הנוכחות.

אם איסוף המידע הדרוש למנהל כדי לנהל את העסק בצורה יעילה הוא עול, או תוצאה של תהליכים מיותרים, קרוב לוודאי שהמנהל יחווה פחות את יתרונות החיסכון בעלויות שמקנה לעסק, מיכון תהליך המעקב אחר הזמן. היום, אין ספק שכל מי שיבחר באותם לימודי חשבי שכר ייחשף ליתרונות אלה.
מערכת שעון נוכחות טובה צריכה להיות מגובה במסד נתונים SQL (Structured Query Language, תוכנה שעוצבה לצרכי ניהול נתונים) חזק ויעיל ובדוח מובנה שיהפוך את האיסוף והשימוש בנתוני הזמן והנוכחות של העובדים, לידידותיים וקלים.

רוב שעוני הנוכחות משיגים יתרונות אלה ומעניקים לעסקים מבחר רחב בהתאמה אישית, שמאפשרים מיון ובחירת נתונים לפי פעילויות, מחלקות, עזיבות, שינויים או עובדים. כל אחד מהדוחות המובנים בתוך השעון מציע נקודת מבט שונה על הנתונים שנאספו, אשר מקובצים אוטומטית כדי לשקף שעות עבודה, שעות נוספות, חופשות, עזיבות וזמן שלא שולם עבורו בכל טווחי הנתונים.

פרטי הדיווח אמורים לאפשר לחשב השכר להתבונן על נתוני שעון הנוכחות כעל ערכים בודדים עבור כל פעילות, ומאפשרים ניתוח מעמיק. דוחות סיכום הם מושלמים לצפייה מהירה למנהלים, לחשבי השכר או כדי לייעל את זרימת המשכורת לעובדים. הדוח מספק שפע של אפשרויות לבחירה ולמיון נתונים שנלקחים משעון הנוכחות.
הנה כמה דוחות שהעסק לא יכול בלעדיהם, כפי שילמד כל סטודנט בתחום לימודי חשבי שכר:

דוחות מפורטים ומסכמים

תוכנת שעון נוכחות צריכה לאפשר למנהל לבחור סוגים שונים של דוחות. סוג הדוח קובע כיצד יוצגו נתוני הזמן והנוכחות. דיווח של רשימה מפורטת מתחיל ועוצר את הזמן לטווח של נתונים שנבחרו, התאריך שבו כולם יוצאים וכל תיעוד אחר בכרטיס הזמן שקשור ליציאות. דוחות מסכמים לעומת זאת מציגים רק את הסה"כ עבור כל קבוצה לטווח התאריכים הנבחר.

סיכומי זמן

צריכה להיות אפשרות להגדיר כיצד המנהל רוצה שסיכומי הזמן יוצגו. אם חשב השכר רוצה לכלול בתלוש השכר את השעות שהעובדים עבדו כשעות או כדקות, אבל רוצה נתונים במספרים עשרוניים, אזי ברוב המקרים לעובדים יירשם פחות זמן עבודה. לדוגמה, 8 שעות ו-15 דקות יכולים להיות מוצגים כ-8:15 או 8.25.

בחירה ומיון

בחירה באיזה נתוני זמן הוא לבחור, וכיצד נתונים אלה יקובצו וימוינו בכל אחד מהדוחות. זה כמו "מי" ו"מה" של כרטיסי הדוח של זמן העובדים. שעות, שעות נוספות ואפילו שכר – צריכים להיות מקובצים לקבוצות על מנת שיהיו משמעותיים. לדוגמה, חשב שכר ירצה להפעיל דוח עבור כל שעות העבודה שנרשמו לפרויקט ספציפי. או אולי ירצה לראות את כל הזמן שנדרש להפסקות העובדים בשבוע שעבר. הדוח צריך להקל על התאמה אישית של סוגי דיווחים אלה.

אפשרויות תצוגת הדוח

הדוח הכתוב צריך להיות בעל ממשק קל לשימוש כך שכל אחד יוכל לבחור אילו תכונות הוא רוצה לכלול בדוח. למשל, לשנות שעות יומיות, שעות שבועיות, ושעות עבור כל הקבוצה. לקבוע אם שעות העובדים בשכר ייכללו בדוח הפרויקט ואם שכר ברוטו ומידע על שכר העובד צריך להיות מוצג בדוח. כמו כן, חשוב שהדוח יפיק בקלות את מספרי תעודות הזהות של העובדים, וכל פריט אישי אחר.