היתרונות בפיתוח של תוכנת ניהול פרויקטים

חברות וארגונים רבים מבצעים במהלך עבודתם פרויקטים בתחומים מגוונים, החל מעסקים קטנים ועד חברות וארגוני ענק. ניהול פרויקטים מקובל בתחום פתרונות מחשוב, בתחום אבטחת האיכות, בתחום הייעוץ העסקי, בתחום העבודות הנדל"ניות ובתחומים רבים נוספים. חלק מן החברות יוזמות ומבצעות את הפרויקטים שלהן באופן עצמאי, חברות אחרות יוזמות פרויקטים המבוצעים באמצעות קבלני ביצוע בדרך של מיקור חוץ וישנן חברות שתפקידן בתחום הוא ניהולי (ניהול פרויקטים) או ביצועי ושירותיהן הם ניהול פרויקטים, לרוב בתחום מסוים.

בין אם מדובר בחברה שיוזמת את הפרויקט ובין אם מדובר בחברה שמתמחה יותר בהיבטים של ביצוע, כמעט תמיד יידרש שימוש בתוכנות עזר ייעודיות. תוכנת ניהול פרויקטים היא אחד מכלי העבודה הבסיסיים כיום בתחום, שכן היא מסייעת להתמודד עם אתגרים רבים ועם סיכונים משמעותיים, לא כל שכן ממקסמת את יעילות הפרויקט ולכן גם את הרווח שהוא מניב לחברה.

 

סיוע במניעת חריגות

אחד הסיכונים המרכזיים הכרוכים בניהול פרויקטים מורכבים הוא בהיווצרות חריגות כספיות. החריגות יכולות להיות במונחי זמן עבודה, במוני לוחות זמנים שנקבעו מראש וכן בחריגה מהתקציב שהוקצע מבעוד מועד. בכל מקרה, חריגה בסופו של דבר מתורגמת לכסף והיא פוגעת ברווחי הפרויקט, היינו ברווחי החברה, אלא אם כן נלקחה בחשבון ותומחרה מראש. תוכנת ניהול פרויקטים אמנם איננה יכולה להבטיח שלא יהיו לעולם חריגות שכאלה, אבל היא בהחלט יכולה להפחית אותם למינימום, ולו בזכות האפשרות למדוד את החריגות ואת הסיכוי להיווצרן, להסיק מסקנות ולתמחר את הפרויקט הבא בהתאם.

כל מנהל פרויקטים מתמודד באופן שוטף עם אינספור מקורות מידע, נתונים וצמתי קבלת החלטות. ללא תוכנת ניהול פרויקטים גם מנהל הפרויקטים המוכשר ביותר עשוי לבצע טעויות מיותרות שאינן מחויבות המציאות. לכן, שימוש בתוכנה מוצלחת הפך לגורם חיוני בהצלחה.

 

הקטנת אי הוודאות

מרבית הפרויקטים, בעיקר הארוכים והסבוכים שביניהם, כוללים מרכיבים משמעותיים של אי וודאות. האתגר המתלווה אליהם הוא להצליח להשיג את היעדים שנקבעו מראש בצורה הקרובה ביותר לזו שתוכננה. על מנת לעשות זאת בהצלחה יש צורך להקטין למינימום את אי הוודאות, במיוחד כאשר הפרויקט הולך ומתקדם. הקטנת המרכיב של אי הוודאות מחייב שליטה בנתונים כמו זמני עבודה אנושית, זמני עבודת מכונה, מצב נוכחי של בנקי שעות, יתרות תקציביות ומצב התזרים ונתונים רבים נוספים. תוכנה לניהול פרויקטים, כזו שמאפשרת קבלת נתונים מלאים בזמן אמת והפקת דוחות עזר, מסייעת להקטין את אי הוודאות וכוחה רב בהשגת הצלחות נאות.