איך לבחור ספק שרותי מחשוב לעסק

בכל ארגון גדול או קטן תפעול תקין של הציוד הממחושב משפיעים באופן ישיר על יכולת העבודה האפקטיבית של העובדים בארגון, בכל הדרגים. אם מדובר בארגון יצרני, השינויים הטכנולוגיים בשני העשורים האחרונים הובילו לאוטומציה כמעט מוחלטת של מרבית הפעולות, כאשר המפעל כולו מחובר לרשתות מחשבים פנימיות וחיצוניות המנהלות את פעולתו התקינה.

מה תפקידו של ספק שרותי המחשוב?

חברות רבות מציעות שירותי מחשוב לעסקים, אך מבלי לאפיין מראש במדויק את הצרכים המדוייקים של הארגון מספק שירותי המחשוב, לא ניתן יהיה לאתר את החברה הנכונה עמה כדאי להתקשר. מרבית החברות נצרכות לשירותי מחשוב משני סוגים עיקריים:

1. ספק ציוד מחשבים - חומרה ותוכנה

בכל שלב בו הארגון נמצא אם מדובר בחברה שרק הוקמה ומעוניינת לרכוש ציוד ממוחשב מאפס, או חברה שקיימת כבר שנים ומעוניינת לשדרג את הציוד שברשותה, ספק שירותי המחשוב יכול להיות מעורב בתהליך ולתת המלצות על סמך ניסיון לאורך שנים עם ארגונים דומים. כמו כן ספק המכיר את תחום העיסוק שלכם יכול להמליץ על התוכנות השונות שכדאי להתקין בכל עמדת עבודה, וכיצד כדאי לתכנן את הרשת הפנימית והחיצונית על מנת שתפעל באופן אופטימלי לפי הצרכים השונים של העסק.

2. תחזוקה שוטפת ומענה מהיר במקרה של תקלה

כל ארגון וכל מערכת מחשוב אינה חפה מתקלות. מענה מהיר של חברת שירותי המחשוב לתיקון תקלות אלה יכול להיות ההבדל שבין יום עבודה יעיל ואפקטיבי, לבהייה מיואשת במסך או במדפסת. חשוב למצוא חברה הדואגת לתחזוקה שוטפת של החומרה והתוכנה בעסק, וכן יכולה לצפות מראש תקלות שעשויות לנבוע מעומס על מערכות מחשוב מסויימות, או לזהות תקלה בציוד הנלווה עוד לפני שהיא מתרחשת (במכונת הצילום, המדפסת, הפקס וכדומה).

מה חשוב לבדוק כאשר בוחרים ספק שירותי מחשוב

לפני שבוחרים חברה  המספקת שירותי מחשוב חשוב לבדוק את מספר העובדים שהיא מעסיקה, והאם גודלה מתאים לגודל הארגון שלכם ולצרכים היחודיים שלו. כמו כן חשוב לוודא תוך כמה זמן הם מתחייבים להענות לקריאת שירות במידה ונפתחה. מחשב מרכזי שלא עובד בחברה, חיבור לאינטרנט שלא מפקד ואפילו מדפסות שלא עובדות יכולות להפריע לפעילו העסק ולעלות לכם כסף. הרבה כסף. לכן לעיתים מוטב להשקיע מעט יותר בחברה המתחייבת להגיע ולבדוק את התקלה, ולהחזיר את מערכת המחשוב והציוד הנלווה תוך זמן קצר לפעולה.

בנוסף חשוב לראות מהן פעולות המנע שהחברה מציעה. ספקים בתחום שירותי המחשוב יכולים להציע היום חבילות של תחזוקה מקיפה מבחינת ציוד המחשבים, ובדיקה תקופתית של הציוד הנלווה, כמו כן הם יכולים להפעיל מערכת המנטרת מראש שגיאות תוכנה שעשויות לצוץ, התקנת עדכונים חשובים לתוכנה, ואפילו לשים לב אם הרשת חשופה להתקפות זדוניות מכוונות.

לסיכום, לפני שבוחרים חברה לשירותי מחשוב, יש לבחון את הצעות המחיר השונות בהתאם לשירותים השונים שהחברה מתחייבת לתת. הצעת מחיר נמוכה אינה מבטיחה בהכרח שירות פחות טוב, אך יש לבדוק לעומק מה אתם מקבלים בדיוק לפני שחותמים על הסכם ההתקשרות.